Организация переезда офиса с грузчиками от А до Я

По статистике, более 70% компаний меняют офис каждые 5-7 лет. Основные причины — расширение штата, оптимизация расходов на аренду, переезд ближе к клиентам или партнерам.

И важным этапом в организации любого переезда является выбор надежной транспортной компании, предоставляющей услуги грузчиков. От качества их работы во многом зависит сохранность имущества, соблюдение сроков и бюджета переезда. Далее разберемся с тем, что нужно учитывать, выбирая подрядчика при офисном переезде.

Как выбрать компанию для организации офисного переезда?

1. Выбирайте транспортную компанию с опытом офисных переездов от 5 лет. Обратите внимание на отзывы клиентов, рейтинг на профильных ресурсах. Надежный подрядчик дорожит репутацией и имеет в штате квалифицированных грузчиков, знающих специфику работы с офисной техникой и мебелью.
2. Отдавайте предпочтение компаниям, предлагающим полный комплекс услуг по переезду офиса «под ключ» (например, inka-trans.ua/perevozki-kiev/ofisnyj-pereezd). Это избавит от необходимости искать дополнительных подрядчиков и позволит оптимизировать бюджет переезда.
3. Риск повреждения имущества при переезде всегда присутствует. Ответственный подрядчик страхует свою деятельность и предоставляет клиенту возможность застраховать груз на время транспортировки.
4. Услуги грузоперевозки включают в себя перевозку тяжеловесных грузов. Для этого у компании должно быть предусмотрено специальное оборудование (такелажные ремни и специальные веревки).
5. Избегайте компаний, называющих стоимость переезда по телефону. Настаивайте на бесплатном выезде оценщика и детальной смете. Это поможет избежать дополнительных расходов в процессе.
6. Сравните тарифы. При этом, хорошо, когда на сайте доступен калькулятор грузоперевозки (например, как у компании «Инка Транс»). Он позволяет вбить в специальные поля пункт отправления и пункт назначения, объем груза и получить примерную стоимость на услуги транспортной компании.

Как правильно организовать взаимодействие с грузчиками на время переезда офиса?

• Выберите сотрудника, который будет курировать процесс и взаимодействовать с бригадой грузчиков. Он должен обладать организаторскими способностями, знать план офиса и расположение кабинетов. Этот человек будет решать текущие вопросы, возникающие у исполнителей, и контролировать качество работы.
• Заранее продумайте последовательность переноса вещей, определите приоритетность кабинетов. Составьте схему нового офиса с указанием размещения мебели и оборудования. Промаркируйте каждое рабочее место и коробки с вещами сотрудников.
• Заблаговременно решите вопрос доступа грузчиков и транспорта на территорию старого и нового офиса. При необходимости оформите пропуска, согласуйте время проведения работ с администрацией бизнес-центра.
• Предоставьте грузчикам доступ к санузлу, питьевой воде, выделите помещение для отдыха и приема пищи. Физический труд требует больших энергозатрат, поэтому важно, чтобы условия работы были комфортными. Особенно это касается переездов в жаркое время года или в ночные часы.
• По завершении погрузки и разгрузки тщательно осмотрите имущество на предмет повреждений, сверьте количество и целостность упаковки. То же самое сделайте после расстановки мебели и подключения техники.